關於計算機及實驗教學及文件方面的但作為血玉晶龍免費優秀學術論文範文，計算機類如何更新論文目錄,關於對高校計算機實驗室電子文件管理方案的相關論文範』文素材，對寫作計算機論文範文課題研究的大學碩士、本科畢業論文開▓題報告範文和文獻綜述及職稱論文參考文獻資料下載有幫助。

摘 要：文件是高校計算機實驗室各項管理和技術活動的依據,管好、用好電子文件,对于發揮計算機優勢、開王恒臉色凝重發信息資源、提高工作效率和質量都有著重要的現實意義.該文章對高校計算機實驗室文件管理現狀进行了詳細★分析,對文件管理方案进行了探討,能夠極大的提高實驗室工作人員的工作效率.

關 鍵 詞 ：實驗室；文件；管理

中圖分類號：G276

隨著計算機技術廣泛地應用於機關、事業單位管理工作的各個領域,这些先進的自動化技術正逐步改變和豐富了各單位傳統的工作方法、手段和管理模式,但同時也給工作人員帶來了新的課題――電子文件的管理.隨著辦公自動化程度不断提高,電子文件也隨之大量產生,電子文件管理就顯得越來越重要和迫切.

1.現狀分析

1.1 文件繁多,存儲無序

针对我校計算機實驗室來說,實驗教學中心辦公室共4名管理人員,各司其職,又互相交叉.這4名辦公人員每人一臺電腦,電腦上存放著眾多與實驗中心相關的電子文件,假如工作人員A需要ω在工作人員B的電腦上查找相關文件,而工作人員B不在場的情況下,工作人員A就很可能查找不到該文件.原因就在于A人員不知道B人員將文件存放在什麽地方,也不知道文件的名稱是什麽,这样就給工作帶來了不必要的麻煩.

1.2 電子文件△安全性沒有保障

電子文件采用磁盤、光盤等介質进行存儲,所占用ζ　的存儲空間小,查閱利用方便快捷,但是電∮子文件對軟硬件設備的依賴性強,易篡改,數據易丟失、更容易受到病毒侵害.比如,如果另一个工作人員要對某一文件进行修改,但是他修改過之后並沒有另存為,而是直接點擊了保存,過後又想查閱最初的版本,可最初的版本已經被覆蓋了,这样就需要該文件的創建者來回想文件的原始內容,这样一來,電子文件的安全性就沒有了保障.以上这些不安全因素都給電子文件的安『全保管和長期保存帶來了很多問題.

2.解決方案

2.1 理清工作思路,對電子文件分類

工作人員可以先將本部門的工作思路理順,然後根據本部門的工作內容設置不同的整個東嵐星幾乎只剩下了防御文件夾,用來分類存放需要歸檔保存的電子文件.文件夾或者文件中的文件可以按照不同的方式进行排列,比如：可以按名稱排列,其他的排列方式有類型、大小、修改日期、自動排列等.如果按名稱排列則是按第一個漢字的漢語拼音字母順序排列.如果分類中刻意講究狠狠朝對方斬下一種排列方式,則可在漢字前面加序號或英文字母,如我校計算機實驗室的工作可分為實驗教學、日常管理、設備管理看到這一幕和實驗室建設四大類,可以分别在漢字前加上數∏字1、2、3、4进行排列,如圖1所示.分類可以通過調整文件夾而調整,也可以通過增加或刪除文件夾▓而增加或刪除文件類.

圖1 文件夾分類

2.2 規範電子文件命名

電子文件創建好以後需要對保存的文件命名,命名時要註意以下四個方面的要求：（1）在同一文件夾中的電子文件名稱要具有唯一性；（2）命名要具有直觀◥性；（3）名稱要簡潔；（4）電子文件的名稱要便於與相同內容的紙質文件之間建◥立互相參照關系,以便實行紙質、電子“雙軌制”管理模式.

我校計算機實驗教學中心在給電子文件命名時采用的是用“文件標題+.擴展名”命名的方法.这种命名方法的最大優點是直觀,使查閱者能通過命名知道文件的大概內容.如“关于2013-2014（一）學期提交實驗教學準備申請表的通知.doc”.但是該方法不能完全避免重復命名,萬一出現重名,可在文件標題後加“1”、“2”等序號,或者是加上創建者的姓名加以區分.

2.3 建立電子文件目錄

管理者借助文件的著錄信息可以很快的從海量電子文件中查找到所需要的文件,從而達到更好的利用←電子文件的目的.電子文件的編目在沒有專用的管理軟件可供使用時,可采用EXCEL表格进行編目.我校計算機實驗室在編目時將文件登記日期這一列分為紙質文件登記日期列和電子文件登記日期列,这样能反映出文件的三種狀態：如只標有紙質文件登記日期,則表示該文件僅以紙質文件进行保存；如只∑　標有電子文件登記日期,則表示該文件僅以電子文件进行保存；如同時標有紙質和電子文件登記日期,則表↙示該文件以電子和紙質同時进行保存,如圖2所示.这种方法簡單易行,一方面可以避免電子和紙質文件分别登記的Ψ繁瑣,同時又可以確保電子文件和紙質文件的互聯.

圖2 電子文件目錄

2.4 在目「錄上鏈接電子文件

當文件查閱者在查詢到所需要的電子╲文件目錄時,往往需要立即查閱文件的內容.此時,如果能夠點擊該文件目錄就可以打開∩相關文件进行查看,那麽工作效率就能得到極大的提高.我們是使用EXCEL中的“超級鏈接”制作的電子文件目錄（具體方手下太少法在此不作展開介紹）,如果鏈接成功,該單元格中的文字就會出現下劃線,如圖3所示.此時,只要點擊該文件標題,立即就能打開所鏈接的